La importancia de los procesos

Dentro de la planificación de cualquier empresa ó negocio debe dedicarse un apartado especial a la forma en que desarrollamos el trabajo, lo que se conoce como los procesos de la empresa.
Tanto si hablamos de un negocio de nueva creación como si lleva años en el mercado es imprescindible realizar un estudio pormenorizado de cómo se hace o se piensa hacer el trabajo necesario para conseguir nuestro objetivo.
Pongamos como ejemplo una pequeña casa de turismo rural con seis habitaciones que ofrece desayunos y las alquila tanto, de forma conjunta, como en régimen de hotel.
¿Existe alguna diferencia, en cuanto a la parte técnica, con un hotel pongamos de tres estrellas con 50 habitaciones?
En realidad la mayor estará en el número de personas que van a realizar el trabajo, lógicamente en una pequeña casa rural no podrá haber más de dos personas trabajando porque la rentabilidad se vería comprometida. Pero en cuanto a la forma de desarrollar el trabajo diario las diferencia son mínimas. Una persona se ocupará de varios departamentos mientras en un hotel dispondrán de una persona para cada cosa.
analicemos las áreas básicas de un hotel.
La primero que necesita cualquier negocio es clientes ¿no es cierto?, por lo tanto necesitaremos un departamento de comercialización y reservas. La pequeña casa rural necesitará tener una persona encargada de esta función y por lo tanto deberá analizar de que forma la lleva a cabo. Esta persona cuando se dedica a esta tarea deberá funcionar como un departamento y al final del día, semana ó mes su trabajo habrá sido similar al de un hotel. Incluso deberá aplicar las mismas técnicas de comunicación, planings, aplicaciones informáticas, etc.
Ya tenemos clientes y van a llegar a nuestra casa, necesitaremos una recepción. No necesariamente tendremos un mostrador pero si que inevitablemente tendremos una serie de tareas que cumplir si queremos hacerlo bien. Estas las realizará otro departamento de la empresa. Deberemos hace checkin, distribución de habitaciones, ficha, explicaciones de la casa, horarios, etc.
Una vez instalados nuestros clientes en sus habitaciones lo normal es que inspeccionen la habitación, normalmente el baño, la carpeta de información, el termostato, la tv. el wi-fi. etc.
Para que todo esté a punto el departamento de limpieza ha tenido que realizar las funciones encomendadas por la dirección y estas habrán sido elaboradas siguiendo unas pautas previamente definidas.

Así podríamos continuar con todas las posibles situaciones que ocurren durante la estancia. Por otra parte esto mismo podríamos extrapolarlo a otro tipo de negocios, panadería, bar, restaurante, etc. etc.
Si no hacemos una planificación y establecemos por escrito todos los detalles de cada una de las tareas las posibilidades de fracaso son muy altas.
solamente si tenemos tenemos estudiadas todas las posibilidades en cada una de las funciones podremos acercarnos a la excelencia que al final es la meta a la que queremos llegar. Conformarnos con menos es estar cerca de la mediocridad y no creo que eso sea lo que queremos ofrecer a nuestros clientes.
Finalmente recalcar que una vez tengamos organizados todos los procesos no es un trabajo que termina ahí, realmente este es el principio porque todo lo que hemos planificado tenemos que constatar que funciona y que es la mejor manera de hacerlo, para ello tendremos que analizar y sobre todo autoanalizar esos procesos en los que se sustenta nuestra empresa.
Todo esto implica que el trabajo en una empresa de turismo por pequeña o grande que sea requiere profesionalidad. No podemos dejar que el turismo sea un complemento a otros trabajos. Para tener éxito debemos plantearnos que si no actuamos con mentalidad profesional en un futuro lo lamentaremos.